Débutant accepté
1. Raison d'être du posteEn collaboration directe avec l'assistant(e) de Direction Générale, vous jouez un rôle clé dans la fluidification du quotidien de l'équipe de Direction. Vous participez activement à la gestion administrative, à la logistique des événements et des réunions, ainsi qu'à la formalisation des processus internes pour sécuriser le fonctionnement global de la direction.2. Missions PrincipalesSupport Administratif & GestionNotes de frais : Réceptionner, contrôler et soumettre à approbation les notes de frais pour l'ensemble des membres du Codir IHS.Gestion des agendas : Organiser et optimiser les agendas de l'équipe de Direction.Administration des outils : Assurer la gestion quotidienne des accès et paramétrages (ex. création d'utilisateurs sur Swile, activation des délégations, etc.).Organisation Logistique & ÉvénementielleSéminaires & Événements : Rechercher des lieux, solliciter et comparer les devis, et participer à la planification logistique des séminaires et événements d'entreprise.Réunions : Réserver les salles, commander et coordonner l'intendance (cafés, plateaux-repas, fournitures) pour garantir le bon déroulement des réunions.Structuration & Sécurisation des ProcessusRédaction de modes opératoires : Documenter et rédiger des fiches de processus claires afin d'harmoniser et sécuriser les pratiques quotidiennes (exemples : utilisation de la clé électronique pour les marchés publics, parcours de signature sur Adobe Sign, procédure de création de nouveaux fournisseurs, etc.).
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